Rechtskataster und Checklisten für interne Audits nach ISO 14001:2015
Die neue Norm ISO 14001:2015 ist am 15. September 2015 in Kraft getreten. Mit einer dreijährigen Übergangsfrist müssen damit Umweltmanagementsysteme spätestens ab 15. September 2018 die neuen Anforderungen erfüllen, um zertifizierungsfähig zu sein.
Was hat sich geändert und was ist neu?
Zunächst haben sich viele Begriffe geändert. So wurden beispielsweise aus Daten nun dokumentierte Informationen. Neu eingeführt wurde der Begriff des risikobasierten Denkens. Dazu müssen jetzt Chancen und Risiken ermittelt werden und dazu Maßnahmen geplant und umgesetzt werden. Neu ist auch der Begriff „Kontext der Organisation“. Dahinter verbirgt sich das geschäftliche Umfeld der Organisation. Dazu müssen externe wie auch interne Themen ermittelt und benannt werden, die für die Tätigkeiten und die Ergebnisse des Unternehmens wichtig sind oder sein können. Diese Themen müssen überwacht und überprüft werden. Eine wichtige Komponente dazu ist die Ermittlung der interessierten Parteien und deren Anforderungen an das Unternehmen und damit auch an das Qualitätsmanagementsystem. Zu den interessierten Parteien gehören neben den Mitarbeitern, den Gesellschaftern und der Nachbarschaft auch die Aufsichtsbehörden und der Gesetzgeber.
Forderung nach einem detaillierten Rechtskataster und mehr
Im Kapitel „6.1.3 Bindende Verpflichtungen“ wird gefordert, dass im Unternehmen hinsichtlich der ermittelten Umweltaspekte die damit zusammenhängenden bindenden Verpflichtungen ermittelt werden müssen. In der Praxis bedeutet dies, dass das Unternehmen in einem ersten Schritt ermitteln muss, von welchen Vorschriften und Gesetzen das Unternehmen berührt wird.
In einem zweiten Schritt müssen aus all diese Vorschriften die konkreten Rechtspflichten herausgearbeitet werden, die im Unternehmen umgesetzt und eingehalten werden müssen. In einem dritten Schritt sollten diese Rechtspflichten konkreten Funktionsträgern, etwa Werkstattmeistern oder Betriebsleitern zugeordnet werden. Diese Personen sollten im vierten Schritt über Ihre Pflichten geschult werden. Und schließlich sollte die Umsetzung und Einhaltung der Rechtspflichten regelmäßig und nachweisbar überwacht werden. Dies ist eine wichtige gesetzliche Anforderung an die oberste Leitung einer Organisation gemäß § 130 des Ordnungswidrigkeitengesetzes. Als sechster und letzter Schritt muss nun noch überwacht werden, ob sich die relevanten Vorschriften ändern oder neue hinzukommen.
Dies alles sind gewaltige Anforderungen an die Unternehmen sowohl hinsichtlich fachlicher als auch zeitlicher Möglichkeiten. Denn erfahrungsgemäß sind die Führungskräfte derart mit Aufgaben des Tagesgeschäftes ausgelastet, dass für dieses Aufgabenfeld nicht die nötige Zeit bleibt. Abgesehen davon ist auch hinsichtlich des Umweltrechtes und des Arbeitssicherheitsrechtes ein fundiertes Fachwissen erforderlich, dass in vielen Unternehmen nicht oder nur zum Teil vorhanden ist.
Die Lösung: Detailliertes Rechtskataster als Dienstleistung
Durch die langjährige Praxiserfahrung als Auditor in hunderten von Unternehmen ist die Problemstellung dem Autor seit Jahren bekannt. Es war vielmehr der Auslöser der Idee, für die Unternehmen eine einfache, kostengünstige und rechtssichere Lösung zu entwickeln und bereitzustellen. Dies hat schließlich zur Gründung der Firma AHORN Rechtspflichtenservice GmbH geführt.
In der einfachsten Form wird für unsere Kunden ein spezifisches Rechtskataster erstellt, dass alle Anforderungen aus den Bereichen Umweltrecht und Arbeitssicherheitsrecht abdeckt. Es enthält neben den eigentlichen Gesetzen und Vorschriften auch die Paragraphen und die daraus resultierende Rechtspflicht. Wenn das Unternehmen über eine oder mehrere Anlagen- oder Betriebsgenehmigungen verfügt, werden die Auflagen und Nebenbestimmungen dieser Bescheide mit aufgenommen. Auf Wunsch wird jede Rechtspflicht auch einem oder mehreren Funktionsträgern zugeordnet. Alternativ kann der Kunde diese Zuordnung auch selbst vornehmen.
Diese Liste wird dem Kunden in Form einer Excel-Tabelle zur Verfügung gestellt. Damit können der Tabelle sehr einfach weitere Punkte, die überwacht werden sollen, hinzugefügt werden, etwa aus internen Prozessbeschreibungen, wichtigen Vertragsauflagen oder auch Anforderungen aus speziellen Normen. Ein weiterer Vorteil der Excel-Tabelle ist, dass daraus leicht Checklisten für interne Arbeitshilfen, Kontrollen oder interne Audits erstellt werden können.
Auf Wunsch wird dieses Rechtskataster für den Kunden in gewünschten Zeitabständen oder anlassbezogen neu erstellt.
Checklisten für interne Audits nach ISO 14001:2015
Als Ergänzung zu dem beschriebenen Rechtskataster sind die Checklistensysteme U-REX und A-REX zu sehen. Hier werden die Rechtspflichten den Funktionsträgern konkret zugeordnet und stichprobenartig in monatlich in einem kleinen internen Audit mit wechselnden Checklisten abgefragt. Gesetzesneuerungen oder -änderungen fließen zeitnah in diese Checklisten ein. Dadurch entstehen wertvolle Dokumente, mit denen im Unternehmen belegt werden kann, dass die Umsetzung und Einhaltung der relevanten Vorschriften und Auflagen aus Genehmigungen systematisch und kontinuierlich kontrolliert und überwacht wird.
Fazit: Neue Normforderung wird praxisgerecht und sinnvoll erfüllbar
Die neue ISO 14001:2015 enthält konkrete Anforderungen hinsichtlich des Umgangs mit relevanten gesetzlichen Forderungen. Mit dem Rechtskataster und den Checklisten U-REX und A-REX von AHORN wird die Umsetzung dieser Forderungen mit überschaubarem Aufwand umsetzbar und verbessert die Rechtssicherheit für alle Führungsebenen erheblich.
Autor:
Robert Berens
Dipl.-Ing (FH)
AHORN Rechtspflichtenservice GmbH
Brucker Str. 24
82216 Gernlinden
