Rechtskataster und Compliance
Das Rechtskataster als wichtige Voraussetzung für die erfolgreiche Zertifizierung!
Im Rahmen der Veröffentlichung der neuen Normen DIN ISO 9001:2015, DIN ISO 14001:2015 und jetzt ISO 45001:2018 hat die Bedeutung des Umgangs mit rechtlichen Verpflichtungen im Unternehmen weiter zugenommen. Das Rechtskataster ist ein wichtiger Baustein der Management-Dokumentation.
Das gilt in gleichem Maße für die Beschreibungen zur neuen Entsorgungsfachbetriebe-Verordnung. Wurde in früherer Zeit nur bei den Umweltaudits oder Arbeitssicherheitsaudits nach der Ermittlung der rechtlichen Verpflichtungen (Rechtspflichten) gefragt, so fordert inzwischen auch die ISO 9001 an mehreren Stellen, dass relevante bindende Verpflichtungen, zu denen die gesetzlichen Vorschriften gehören, ermittelt werden müssen.
Wie sieht ein Rechtskataster aus und wie erfolgt die Ermittlung der bindenden Verpflichtungen?
In vielen Firmen ist das in der Vergangenheit so umgesetzt worden, dass eine Liste von Gesetzen erstellt (oder kopiert) wurde. Dieses Rechtskataster ist dem Auditor während des Audits vorgelegt worden. Viele, wenn auch nicht alle Auditoren haben das auch akzeptiert.
Aber was oder wem nützt ein Rechtskataster, das lediglich eine Aufzählung von Gesetzen darstellt? Das Rechtskataster ist eigentlich nur der erste Schritt bei der Ermittlung der bindenden Verpflichtungen. In Ergänzung zum Rechtskataster geht es vielmehr darum die konkreten Rechtspflichten zu ermitteln, von denen das Unternehmen aufgrund seiner Tätigkeiten berührt ist. Doch dazu muss jedes Gesetz und jede Vorschrift genau durchgearbeitet werden. In den Rechtsbereichen Umwelt, Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz sprechen wir hier von bis zu 100 und teils sogar noch mehr unterschiedlichen Gesetzen, Verordnungen und Regeln.
Die Zusammenstellung der ermittelten Rechtspflichten bildet das Rechtspflichtenkataster, das eine deutliche Verbesserung im Vergleich zur reinen Auflistung von Vorschriften ist. Mit einem Rechtspflichtenkataster kann dem Auditor, aber natürlich gegebenenfalls auch kontrollierenden Überwachungsbehörden eindrucksvoll belegt werden, dass die relevanten Rechtspflichten aus den Gesetzen und Vorschriften exakt ermittelt worden sind.
Sofern vorhanden sollte das Rechtspflichtenkataster um die Auflagen und Nebenbestimmungen aus Genehmigungsbescheiden erweitert werden. Auch die kontinuierliche Überwachung, ob es zu Änderungen der Vorschriften oder zur Veröffentlichung neuer relevanter Vorschriften kommt, sind zu beachten. Änderungen sollten stets in das bestehende Rechtspflichtenkataster einfließen.
Compliance durch Umsetzung und kontinuierliche Überwachung und Kontrolle
Die Ermittlung der relevanten Rechtspflichten in Form eines Rechtspflichtenkatasters ist der erste Schritt. Um Rechtssicherheit zu erreichen bedarf es vor allem der Umsetzung und Kontrolle der Einhaltung der Rechtspflichten. Daher ist es wichtig, die Rechtspflichten den betroffenen Abteilungen bzw. Funktionsträgern zuzuordnen und diese, vom Meister bis zum Geschäftsführer, über ihre konkreten Verantwortlichkeiten zu informieren. Das kann in schriftlicher Form oder auch ergänzend im Rahmen einer Unterweisung erfolgen.
Abschließend sollte schriftlich dokumentiert werden, ob die ermittelten und zugewiesenen Rechtspflichten überall umgesetzt und eingehalten werden. Zu erkannten Defiziten sollten Korrekturmaßnahmen mit Zuständigkeiten, Termin und Kontrollvermerk erstellt werden. Nur durch diese detaillierte und nachvollziehbare schriftliche Dokumentation lässt sich im Bedarfsfall schnell und leicht nachweisen, dass ein entsprechendes Kontrollsystem etabliert ist und dieses auch umgesetzt und geprüft wird. Diese Unterlagen sind für die Führungskräfte und die Geschäftsleitung wertvolle Dokumente, mit denen Sie belegen können, dass sie die Umsetzung und Einhaltung der delegierten Rechtspflichten systematisch überwachen. Im Falle von bekanntgewordenen Gesetzesverstößen sind diese Nachweise für die Geschäftsleitung von größter Bedeutung, da sie immer mit in der Verantwortung stehen!
All diese Maßnahmen sind erforderlich, um in einem Unternehmen sagen zu können, man habe das Thema Compliance im Griff.
All das ist mit viel Arbeit verbunden. Aus diesem Grund nutzen immer mehr Firmen den Service von Dienstleistern zur Erstellung von Rechtskatastern und weiteren Tools zur Überwachung der Rechtspflichten. Die AHORN Rechtspflichtenservice GmbH hat aus mehr als 20 Jahren Auditoren-Erfahrung neben einem Rechtspflichtenkataster ein einfaches Checklisten-System zur Umsetzung und Kontrolle der Rechtspflichten entwickelt. Insbesondere KMUs, die keine eigene Compliance-Abteilung beschäftigen, profitieren von einem System, das den Aufwand im Unternehmen im Monat auf ca. 10 Minuten pro Abteilung bzw. Funktionsträger minimiert und die nachweisliche Dokumentation mit einfachen Checklisten umsetzt. Jede Checkliste steht für ein internes kleines Compliance-Audit und das bedeutet mehr Rechtssicherheit für das Unternehmen!
Autor:
Robert Berens
Dipl.-Ing (FH)
AHORN Rechtspflichtenservice GmbH
Brucker Str. 24
82216 Gernlinden
