ISO 14001 – Das alte Problem mit der Ermittlung und Überwachung der Rechtspflichten endlich gelöst!

Eines der größten Probleme bei der Einführung von Umweltmanagementsystemen, ob gemäß ISO 14001 oder EMAS, bestand in der Vergangenheit in der Ermittlung der relevanten Rechtsvorschriften. Die Firma AHORN Rechtspflichtenservice GmbH hat dieses Problem mit dem bahnbrechenden Dienstleistungspaket U-REX auf geniale Art gelöst. Dabei handelt es sich um eine Checkliste, die in einfachen Worten die jeweils relevanten Rechtspflichten enthält. Die Checkliste erscheint jeden Monat neu. Sie spricht die verantwortlichen Funktionen bis hinunter zur operativen Ebene an und enthält jeweils nur ca. 6 verschiedene Rechtspflichten. Sie kann damit in wenigen Minuten pro Monat abgearbeitet werden.

Probleme bisher
Jeder, der sich jemals daran gemacht hat, ein Umweltmanagementsystem einzuführen  oder ein bestehendes QM-System nach ISO 9001 um die Anforderungen der ISO 14001 zu erweitern, ist früher oder später auf die Normforderung 4.3.2 gestoßen. Hier wird die Einführung, Umsetzung und Aufrechterhaltung einer Systematik gefordert, mit der Rechtspflichten ermittelt und allen Betroffenen zugänglich gemacht werden müssen. Aus 4.5.1 der Norm ergibt sich, dass die Umsetzung der Rechtspflichten überwacht werden muss. In 4.5.3 schließlich wird die Bewertung der Einhaltung der Rechtsvorschriften gefordert. Wären diese Forderungen seitens der Umweltauditoren und –gutachter bisher konsequent eingefordert worden, hätten nur sehr wenige Unternehmen ein entsprechen-des Zertifikat erhalten.

Ursachen der Probleme
Es gibt gleiche mehrere Ursachen für diese Probleme. Zum einen gibt es mehrere tausend Umweltgesetze und –vorschriften aus EU, Bund und Ländern. Diese Vorgaben sind nicht einfach zu lesen, zu verstehen und zu interpretieren. Um dies zu tun bedarf es im Allgemeinen einer spezifischen akademischen Ausbildung. Solche Personen sind in den meisten Firmen nicht verfügbar. Neben diesen fachlichen Voraussetzungen beansprucht das ständige Lesen der Vorschriften sehr viel Zeit. Diese Zeit hat in den Firmen niemand. Im Übrigen haben auch viele QM-Berater nicht das über die Kenntnis der Norminhalte hinaus gehende nötige Fachwissen, diese Aufgabe sicher und zuverlässig zu bewältigen.

Folgen der Probleme
Als Folge daraus werden die Rechtspflichten gar nicht oder nur sehr allgemein ermittelt. Es wird eine Liste der gefundenen Genehmigungen und eine Auflistung von Gesetzen und Vorschriften erstellt, die oft vom Grundgesetz bis zur Straßenverkehrsordnung reicht und dem Auditor vorgelegt. Die meisten Auditoren haben in der Vergangenheit diese Dokumente dann in ihre Liste der Nachweise aufgenommen und den Punkt als erledigt abgehakt. So ist über Jahre so etwas wie ein „Stand der Technik“ zu diesem Thema entstanden. Der eigentliche Nutzen, den das Umweltmanagementsystem dem Unternehmen, seinen Führungskräften und Mitarbeitern aber bringen sollte, nämlich Rechtssicherheit im Umweltrecht zu erlangen, blieb unerreicht und in weiter Ferne. Das Risiko des Vorwurfs eines Organisationsverschuldens und der damit verbundenen Haftung blieb den Führungskräften über alle Ebenen, besonders in der Geschäftsführung, erhalten.

Die Lösung des Problems: U-REX
Der Gründer der AHORN Rechtspflichtenservice GmbH war 19 Jahre als Zertifizierungsauditor für ein großes deutsches Zertifizierungsunternehmen unterwegs und wollte sich mit der unbefriedigenden Situation nicht zufrieden geben. Zwei Jahre lang hat er an der Vision gebastelt, das für die Unternehmen relevante Umweltrecht auf eine einfache Checkliste zu bringen. Mit dem Dienstleitungspaket U-REX, dass seit Ende 2014 angeboten, verkauft und umgesetzt wird, ist diese Vision umgesetzt worden. Hinter U-REX verbringt sich eine einfach zu lesende Checkliste, die der angesprochenen Person bzw. Funktion ca. 6 bis 7 konkrete Rechtspflichten aus den relevanten Umweltvorschriften aufgelistet werden. Die Bearbeitungszeit für die Checkliste beträgt für die angesprochene Person ca. 5 Minuten. Dabei werden die Rechtspflichten jeweils mit ja oder nein beantwortet. Wenn ein nein angekreuzt wird, besteht im Fußbereich des Formulars die Möglichkeit, entsprechende Maßnahmen zu Lösung des Problems festzulegen. Anschließend wird die Checkliste unterschrieben und den nächsten Vorgesetzten weitergeleitet. Dieser nimmt den Inhalt zur Kenntnis, unterschreibt ebenfalls und reicht die Liste seinem Vorgesetzten weiter, bis sie schließlich bei der Geschäftsleitung ankommt. Auch die Geschäftsleitung unterschreibt die Liste bevor sie schließlich abgelegt wird, etwa vom Umweltbeauftragten. Zusätzlich erhalten die Kunden ein Rechtskataster, in dem für alle Funktionen die relevanten Gesetze und Paragraphen kompakt zusammengefasst sind.

Nutzen von U-REX
Diese einfache Checkliste bietet eine erstaunliche Fülle von Vorteilen für die Unternehmen und seine Mitarbeiter:

1. Die wesentlichen Rechtspflichten werden entsprechend der Normforderung für die verschiedenen Funktionen im Unternehmen herausgefiltert und in eine verständliche Sprache übersetzt.
2. Das Unternehmen kann nachweisen und belegen, dass alle wesentlichen Umweltrechtspflichten im Unternehmen bekannt sind und konkret bis in die operative Ebene delegiert sind.
3. In allen umweltrelevanten Bereichen des Unternehmens werden monatlich ein Teil der Rechtsvorschriften hinsichtlich Umsetzung und Einhaltung nachweislich kontrolliert. Jede der ausgefüllten Listen stellt somit einen Compliance-Nachweis dar
4. Die Geschäftsleitung und die Führungskräfte können auf einfachste Weise belegen, dass sie die Umsetzung der delegierten Unternehmerpflichten monatlich und systematisch überwachen und kontrollieren.
5. Neuerungen und Änderungen der Vorschriften fließen automatisch in die monatlich neu herausgegebenen Checklisten ein.
6. Das mühselige Lesen von Gesetzen entfällt.
7. Nachweisbare Umsetzung des unternehmensspezifischen Umweltrechts erfolgt mit minimalem Zeitaufwand.
8. Alle Normforderungen hinsichtlich Ermittlung, Kontrolle und Überwachung der Rechtsvorschriften werden quasi nebenbei nachweislich und in hervorragender Weise erfüllt.

 

A-REX für den Bereich Arbeitssicherheit
Inzwischen wurde dem Kundenwunsch entsprochen und die Dienstleistung auch auf den Bereich Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz erweitert. Diese Checkliste trägt den Namen A-REX und erfüllt die analogen Normforderungen der BS OHSAS 18001 rund um die Thematik Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz.

Fazit: Neuer Meilenstein in der Umsetzung und Bewältigung von Normforderungen Es deutet alles darauf hin, dass es der AHORN Rechtspflichtenservice GmbH gelungen ist seine Vision „Rechtssicherheit in nie gekannter Einfachheit“ für die Bereiche Umweltschutz und Arbeitssicherheit umzusetzen. Damit wird nun auch endlich dem Anspruch genüge getan, dass mit einem Umwelt-, aber auch Arbeitssicherheitsmanagementsystem die Rechtssicherheit für alle Betroffenen verbessert wird. Inzwischen liegen erste Aufträge für beide Bereiche vor und die Kunden zeigen sich begeistert. Interessenten können sich über www.ahorn-rps.de spezifische Muster für ihr Unternehmen anfordern.

Robert Berens, Geschäftsführender Gesellschafter der
AHORN Rechtspflichtenservice GmbH