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Welches Rechtskataster passt zu meinem Unternehmen?

Ein Rechtskataster bekommt häufig ab dem Zertifizierungsaudit eine hohe Priorität. Doch nicht nur der Hinweis eines Auditors sollte entscheidend sein, sondern vor allem die Sicherstellung der Rechtssicherheit im Unternehmen. Hierfür ist ein Rechtskataster ein wertvolles Instrument.

Doch wie genau muss ein Rechtskataster aussehen, woher bekommt man es oder wie kann man sich selbst behelfen?

Generelle Anforderung wie ein Rechtskataster auszusehen hat gibt es nicht. Im Wesentlichen handelt es sich um eine Auflistung der für das Unternehmen relevanten Gesetze, mit aktuellem Änderungsdatum und möglichst einem direkten Link zum Gesetzestext. Was oftmals wenig Beachtung findet, ist die Anforderung der Norm die betriebsrelevanten bindenden Verpflichtungen, sprich die Rechtspflichten zu kennen, umzusetzen und auch zu kontrollieren. Diese Rechtspflichten sind aus jedem einzelnen Verordnungstext – und das sind ziemlich viele – herauszuarbeiten. Spätestens ab hier wird das Ganze sehr arbeitsintensiv.

Es ist selbstverständlich möglich sich ein Rechtskataster und die daraus abgeleiteten Rechtspflichten für das eigene Unternehmen selbst zusammenstellen und es kann durchaus Spaß machen sich mit dieser Materie tiefer zu beschäftigen. Was Sie dazu brauchen ist in erster Linie Zeit und den Willen sich mit Gesetzestexten auseinanderzusetzen.

Wenn Sie eher zu den Menschen zählen, die wenig Zeit und viel Arbeit auf dem Schreibtisch liegen haben, dann raten wir dazu, so früh wie möglich einen Dienstleister mit ins Boot zu nehmen.

Doch auch hier gilt es sich vorab zu überlegen welche Anforderungen das künftige Rechtskataster erfüllen soll. Reicht einem das Minimum, um durch das Zertifizierungsaudit zu kommen oder möchte man auf Basis des Rechtskatasters ein Pflichtenmanagement einführen und umsetzen? Es stellt sich auch die Frage, wieviel Informationen das Rechtskataster beinhalten soll und ob eine Excel Variante ausreichend ist oder man eher zur webbasierten Version tendiert.

Um die Entscheidung hier ein wenig zu erleichtern haben wir ein Typisierungs-Model für unterschiedliche Rechtskataster-Kunden entwickelt.

Wir unterscheiden hierbei zwischen drei Kunden- bzw. Unternehmenstypen:

Unternehmenstyp 1

Kleines oder mittleres Unternehmen (KMU), das die Notwendigkeit erkannt hat und sich bewusst ist, dass man zu Erstellung eines eigenen Rechtskatasters Zeit investieren muss, um Kosten einzusparen.

Lösungsvariante: Eigenes Rechtskataster über Umwelt Online

Kosten: im 2-stelligen Betrag

Pro

  • Zugriff auf alle Vorschriften für kleines Geld
  • Möglichkeit eines eigenes Rechtskataster auf Umwelt-Online
  • Monatliche Infor über Neuerungen per Email

Contra

  • Erstmal nur eine Auflistung von Gesetzes
  • Anlegen eines Rechtskatasters ist zeitintensiv
  • Ableitung von Rechtspflichten möglich, jedoch mit erheblichem Zeitaufwand verbunden
Unternehmenstyp 2

Größeres Unternehmen oder Konzern mit in der Regel mehreren Standorten. Man ist sich bewusst, dass die Einführung eines Rechtskatasters, das Delegieren von Rechtspflichten und das Schulen der Mitarbeiter mit Aufwand verbunden ist. Hierzu hätte man gerne ein webbasiertes System, das alle Anforderungen erfüllt, wie zum Beispiel das Zuweisen von Aufgaben und Terminen, die über einen oder mehrere Administratoren zugeteilt werden können. Der Aspekt ein modernes digitales Tool einzuführen hat dabei eine hohe Wichtigkeit.

Lösungsvariante: Webbasiertes Rechtskataster mit Pflichtenmanagement

Kosten zur Einrichtung des Systems im 5-stelligen Bereich

Pro

  • Zuweisung von Verantwortlichkeiten, Terminierung (z.B. über Outlook)
  • Zuweisung und Verfolgung von Maßnahmen in digitalisierter Form
  • Vielfältige Auswertungsmöglichkeiten

Contra

  • Hohe Start- und Folgekosten
  • Pflege des Systems und oftmals Einpflegen der Rechtspflichten ist zeitintensiv (Administrator/en erforderlich)
  • Schulungsintensiv
Unternehmenstyp 3

Kleines oder mittleres Unternehmen (KMU), das im ersten Schritt auf der Suche nach einem Rechtskataster und einem Dienstleister ist, der es berät und unterstützt. Das Rechtskataster wird für die Zertifizierung benötigt und das somit erstmal Vorrang hat. Eine weitere Unterstützung bei der Kontrolle und Überwachung der Rechtpflichten im Unternehmen wird in Erwägung gezogen. Ein Bewusstsein für das Thema Rechtssicherheit im Unternehmen ist meist erst im Aufbau.

Lösungsvariante: AHORN Rechts(pflichten)kataster oder AHORN System-Lösung

Kosten für ein Rechtskataster im 3-stelligen Bereich
Kosten für eine System-Lösung im 4-stelligen Bereich

Pro

  • Erfassung der betrieblichen Gegebenheiten für ein Rechtskataster mittels eines einfachen Fragebogens
  • Maßgeschneidertes Rechtskataster mit relevanten Rechtspflichten in 2 -3 Werktagen
  • Einfache Lösungen helfen bei der Delegation, Kontrolle, Überwachung und dem Nachweis von Rechtspflichten

Contra

  • Kein webbasiertes System
  • Begrenzte Auswertemöglichkeiten

Ein Rechtskataster für ein Unternehmen einzuführen sollte immer nur der erste Schritt sein, auf dem Weg zu mehr Rechtssicherheit im Unternehmen. Das Wissen, die Überwachung, Kontrolle und der Nachweis der Einhaltung von Rechtspflichten ist ein Prozess, der mitunter viele Ressourcen binden kann, sowohl finanziell als auch zeitlich. Von daher ist es wichtig, sich vor der Entscheidung, welchen Weg man gehen will, über die Anforderungen im Klaren zu sein, was das künftige System leisten soll.

Wir von AHORN haben uns auf die Erstellung von Rechtskatastern mit ausgewiesenen Rechtspflichten sowie die Unterstützung von KMUs bei der Umsetzung und Kontrolle dieser Rechtspflichten spezialisiert. Unser Wissen basiert auf der Erfahrung von Auditoren und unser Ziel ist es KMUs ein leistbares und leistungsfähiges System an die Hand zu geben. Wir versorgen Sie mit allen wesentlichen Anforderungen der Normen aus den Rechtsbereichen Umwelt, Energie, Arbeitssicherheit & Gesundheitsschutz sowie der EU Datenschutzgrundverordnung.
Wir übernehmen für Sie das Lesen von Gesetzestexten und halten Sie mit unserem vierteljährlichen Aktualisierungsservice auf dem aktuellen Stand. Die Zuordnung, welche Gesetze und Rechtpflichten für Ihr Rechtskataster relevant sind, erarbeiten wir mit Ihnen über einen einfachen Fragebogen. Die Abfrage und der Nachweis der Kontrolle und Überwachung von Rechtspflichten erfolgt über einfache monatliche Checklisten.

Gerne stehen wir Ihnen für ein Beratungsgespräch zur Verfügung. Schicken Sie uns eine kurze Kontaktanfrage oder rufen Sie uns an unter 08142 – 48 77 11.